Секретарь – лицо компании
На 26 апреля в этом году припал Всемирный день секретаря. В наше время чаще секретарями работают женщины, и они отвечают за входящую и исходящую документацию, занимаются перепиской, рассылкой и распечаткой корреспонденции, протоколируют собрания, готовят и подают чай, кофе.
Этот день можно считать профессиональным праздником секретарей отдела технического секретариата БЕЛАЗа. Их девять: Татьяна Кошель (секретарь генерального директора), Ирина Семеновых (приемная заместителя генерального директора – технического директора), Светлана Романова (приемная заместителя генерального директора по коммерческому импорту и материальному обеспечению), Елена Савик (приемная первого заместителя генерального директора по экономике, финансам и инвестициям), Инна Габец (приемная заместителя генерального директора по обеспечению социальной политики), Ксения Иванова (приемная заместителя генерального директора по организации труда, кадровой политике и идеологии), Елена Шило (приемная заместителя генерального директора по стратегическому развитию и корпоративному управлению), Дарья Найдович (приемная заместителя генерального директора по маркетинговой и экспортной политике – директора МКЦ), Ольга Цегалко (приемная заместителя генерального директора по капитальному строительству и ремонту).
Именно секретари встречают посетителей в приемной руководителя. И исходя из этой встречи часто складывается у человека первое представление о компании: был ли секретарь доброжелателен, внимателен к пожеланию посетителя, сумел ли дать правильный ответ или совет, какой порядок у него в приемной и многое другое.
Профессия секретаря относится к обслуживающим, однако требует подготовки, комплекса личных и деловых качеств, обусловленных спецификой этой работы. Задача секретаря заключается в том, чтобы освободить руководителя от нетворческих, вспомогательно-технических операций. В обязанности входит выполнение большого объема работ по сбору, составлению, оформлению, обработке устной и документной информации, по организации приема посетителей, подготовке совещаний и заседаний, по телефонному обслуживанию, а также контроль исполнения, подшивка в дела и передача на хранение.
В наши дни профессия секретаря претерпевает колоссальные изменения. Меняются правила составления документов – появляются новые виды и формы организации работы. Понятия «текстовый редактор», «офисные информационные системы», «электронный документ», «электронная почта», «интернет» и многие другие прочно вошли в обиход секретаря и занимают важное место в его деятельности. В связи с этим существенно изменились и требования, предъявляемые к людям этой профессии.
Важным фактором в этой работе является хороший деловой контакт с руководителем, умение выполнять работу в стиле руководителя. Знание правил приема посетителей и эффективное их применение на практике невозможно без наличия у секретаря интеллигентности, такта, доброжелательности.
Профессия секретаря сложна, но и привлекательна во многих отношениях. Это работа живая – позволяет встречаться с разными людьми. Приятно осознавать, что ты помогаешь людям, полезен им.
Уважаемые коллеги, поздравляю вас праздником!
Ксения ИВАНОВА, секретарь приемной заместителя генерального директора по организации труда, кадровой политике и идеологии
