«60 лет – без срока давности…»
В любой организации независимо от ее функций, специфики деятельности, организационно-правовой формы и ведомственной подчиненности создается большое количество документов. Работа с документацией на таком крупномасштабном предприятии, как ОАО «БЕЛАЗ», не менее сложна, чем производство карьерной техники. В ведении заводской канцелярии отдела технического секретариата (ОТС) – регистрация, обработка и рассылка входящих и распорядительных документов (по основной деятельности и личному составу), контроль за сроками исполнения поручений,работа с подразделениями по документообороту, архивная работа, работа секретариата и другое. За год через ОТС проходит порядка 33 000 единиц входящей корреспонденции, 25 000 приказов и распоряжений, 4 000 заявлений работников.
НАЧАЛО
История канцелярии завода как подразделения-предшественника отдела технического секретариата начинается 12 июля 1962 года. Первоначально она (вместе с машинописным бюро) входила в состав административно-хозяйственного отдела (АХО). Именно тогда была введена должность заведующего канцелярией, на которую была назначена секретарь-машинистка АХО Маиса Рузгус. В этой должности на предприятии она проработала до 1998 года. После на должности начальника бюро – заведующего канцелярией ее сменила Татьяна Расолько. С 24 октября 2011 года до ухода в 2015-м на заслуженный отдых Татьяна Алексеевна работала начальником отдела технического секретариата.
В то время штат канцелярии состоял из таких должностей, как секретарь-машинистка, машинистка, экспедитор, техник, курьер, телеграфист.
В связи с большим ростом документооборота в 1965 году на предприятии был создан архив, первым заведующим которого стала Л.П. Королёва. Спустя время ее сменила Р.Н. Скроцкая, в настоящее время находящаяся на заслуженном отдыхе.
Отдел технического секретариата, основной функцией которого является установление единого порядка работы с документами, направленного на организацию рационального делопроизводства и достижение его наибольшей эффективности, был создан на базе канцелярии и машинописного бюро. В структуру автомобильного завода, став самостоятельным подразделением, он вошел во исполнение приказа по заводу от 29 октября 1992 года № 747.
В состав ОТС вошли канцелярия, машинописное бюро, телеграф и архив. Кроме функций, которые выполняли вышеперечисленные подразделения, отделом стал осуществляться контроль за сроками исполнения организационно-распорядительных документов и поручений.
Первым руководителем отдела технического секретариата был Федор Савельев, проработавший с 1992 по 1994 год. С 1995-го отдел, сохраняя и продолжая заложенные в коллективе традиции, возглавил Юрий Домнин. 13 сентября 2011 года приказом по заводу Юрий Александрович назначен помощником генерального директора по управлению документацией, в этой должности он трудился до выхода на пенсию. С 3 ноября 2020 года коллектив в должности помощника генерального директора по управлению документацией – начальника ОТС возглавила Наталья Грачёва.
В разные годы свой вклад в общее дело канцелярии внесли Н.Н.Мицкевич, К.А.Хвеженко, Е.С.Барсукова, Г.В.Ку-лакова, М.Н.Канашевич, Я.А.Русак Р.И.Белановская, С.Г.Станчик,Т.Л.Прусакова, Т.К.Полегошко, Т.В.Кудрук, Т.А.Черногубова, Г.Н.Роскач,
Г.В.Койда, А.П.Рубашная, Л.Кохановская, В.Г.Королева, Л.Н.Абрамович, О.Ф.Абрамович, И.В.Шабалова, С.Белягова, Т.М.Здещиц, Т.Н.Равкова, И.М.Канарская, С.В.Гринчук, Д.А.Савиц-кий, Л.В.Илькевич, Л.М.Малец. Секретарями в приемных руководителей трудились Т.П.Алешкевич, А.А.Радивил, Р.Кулинчик, Т.Г.Бронская.
ОТС СЕГОДНЯ
Коллектив ОТС молодеет и пополняется инициативными, целеустремленными и ответственными работниками, продолжая эстафету развития и совершенствования. В настоящее время в отделе технического секретариата трудится 20 человек – опытные, добросовестные, высокопрофессиональные специалисты.
Руководство и организацию деятельности ОТС осуществляют помощник генерального директора по управлению документацией – начальник ОТС Наталья Грачёва, заместитель начальника ОТС Виталий Бондарев, начальник бюро (заведующий канцелярией) Елена Селивончик.
Обеспечение учета, обработки, сохранности и использования документов и дел, осуществление контроля исполнения поручений по документам, обеспечивающим основную и административно-хозяйственную деятельность, реализуется под началом ведущего инженера по научно-технической информации Михаила Пожиткова, инженера по комплектации архивного фонда Татьяны Халуевой, старшего инспектора по контролю Ирины Буки, операторов ЭВМ Аксаны Манулик и Алеси Грибовой, оператора связи Алеси Жолнерович.
Секретарь – лицо предприятия, дипломат и хороший психолог. Вежливость, доброжелательность, внимательность, ответственность и умение урегулировать конфликты – качества, которыми обладают и развивают у себя люди этой профессии. Секретари приемной Татьяна Кошель, Елена Сытик, Ирина Семеновых, Светлана Романова, Елена Савик, Ольга Цегалко, Инна Габец, Ксения Иванова понимают руководителей с полуслова, поэтому по праву стали их настоящей «правой рукой».
Если условно представить жизненный цикл документа, то архив – это завершающий этап. Именно здесь проводится комплекс работ по обеспечению сохранности документов, подготовке к сдаче дел в государственный архив, а также работы по списанию документов с истекшим сроком хранения, соблюдаются все необходимые требования и меры в здании архива.
Фонд архива может рассказать о делах минувших лет, он хранит в себе историю нашего предприятия и историю каждого заводчанина. Сегодня работу в нем обеспечивают специалисты своего дела операторы ЭВМ Ольга Фомина и Ульяна Крайко.
В процессе делопроизводства ОАО «БЕЛАЗ» принимают участие в разной степени все работники аппарата управления структурных подразделений: одни создают документы, другие обеспечивают их передачу, третьи руководствуются этими документами в своей практической деятельности. Все управленческие решения и практические разработки в конечном итоге обретают форму документа, поэтому в каждом структурном подразделении предприятия трудится работник, ответственный за ведение делопроизводства, работу которого курирует отдел технического секретариата.
РАЗВИВАЯСЬ И СОВЕРШЕНСТВУЯСЬ
Время не стоит на месте. Современность диктует новые правила и требования для организации и ведения документооборота на нашем предприятии. С 2021 года проводится комплекс мероприятий по внедрению системы электронного документооборота (СЭД). Она позволит упростить работу с потоками документов, сократить сроки и повысить прозрачность процесса согласования документов, обеспечить достоверность, уменьшить время на подготовку и поиск необходимых документов, улучшить контроль и исполнительскую дисциплину и, как итог, повысить эффективность работы компании. На данном этапе с выигравшей тендер компанией ООО «ТАСС Информационные Технологии» заключен договор на разработку системы. Это будет современный прогрессивный продукт, способный «подстроиться» под специфику документооборота предприятия.
ПО ТРУДУ – ЧЕСТЬ
По случаю 60-летия со дня создания подразделения почетного звания «Ветеран труда БЕЛАЗа» удостоена секретарь приемной Ирина Семеновых. Почетной грамотой награждена начальник бюро (заведующий канцелярией) Елена Селивончик. Благодарность объявлена заместителю начальника ОТС Виталию Бондареву и ведущему инженеру по научно-технической информации Михаилу Пожиткову. Благодарственное письмо вручено секретарю приемной Светлане Романовой.
ПО СЛУЧАЮ ЮБИЛЕЯ
На торжественное мероприятие коллектив ОТС собрался 12 июля. Это была теплая встреча ветеранов подразделения и тех, кто сегодня задействован в организации и ведении документооборота предприятия. Наталья Грачёва, помощник генерального директора по управлению документацией – начальник отдела, тепло приветствовала своих нынешних и бывших коллег, чей вклад в общее дело способствовал и способствует развитию и совершенствованию методов и форм работы с документами.
От профсоюзного комитета БЕЛАЗа юбиляров поздравила заместитель председателя профкома Ольга Пузанкевич, которая вручила памятный адрес коллективу ОТС и профсоюзные награды работникам отдела.
Тепло приветствовали собравшиеся и Юрия Домнина, который возглавлял отдел технического секретариата с 1995 по 2020 год и чей вклад в работу подразделения чрезвычайно весом и важен. Юрий Александрович, находясь на заслуженном отдыхе, собрал все имеющиеся в своем домашнем архиве фотографии коллектива ОТС разных лет и на флеш-карте передал их своим коллегам, пополнив тем самым «фотоальбом» родного подразделения.
